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Häufige Fragen zu GoBD und GDPdU

  • Was ist Grundlage für die Anforderungen an elektronische Kassensysteme ab 1.1.2017, welche sind das und ab wann gelten diese?

    Mit dem Schreiben vom 26.11.2010 (Verwaltungsanweisung, sog. „Kassenrichtlinie“) hat das Bundesfinanzministeriums (BMF) die aktuellen Anforderungen an elektronische Kassensysteme in Deutschland erhöht (GoBD/GDPdU). Daraus ergibt sich u.a. die Pflicht, dass die eingesetzten Geräte und Daten GoBD –konform sein müssen. Weiterhin besteht die Pflicht zur Speicherung und Archivierung der elektronisch erstellten Kassendaten für 10 Jahre. Die Daten sind zwingend elektronisch aufzuzeichnen (alle Geschäftsvorfälle einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und unveränderbar) die sog. „Einzelaufzeichnungspflicht“. Die alleinige Aufbewahrung von Papierausdrucken (etwa von Z-Bons) genügt nicht den Anforderungen. Diese Regelung ist mit einer Übergangsfrist seit 1. 1.2017 gültig.

    Außerdem muss eine ausreichende Kassendokumentation vorliegen. Hierzu gehören:
    • Bedienungsanleitung sowie Programmieranleitung (u.U. reicht eine PDF-Datei)
    • Informationen zur Grundprogrammierung bzw. spezifische Einstellungen (Customising)
    • Protokolle über jede Veränderung der Kassenprogrammierung (z.B. Stammdaten)
    • Protokolle über die Einrichtung von Verkäufer-, Kellner- oder Trainingsspeichern
    • Anweisungen zur Kassenprogrammierung (z. B. Anweisungen zum maschinellen Ausdrucken von Proforma-Rechnungen oder zum Unterdrücken von Daten und Speicherinhalten)
    • Die Einsatzorte und –zeiten der Kasse sind zu protokollieren. Einsatzort ist in aller Regel das Ladengeschäft, kann aber auch ein Biergarten, Marktstand o.ä. sein
    • Zudem sollten alle ungewöhnlichen Fälle, wie z. B. ein Defekt der Registrierkasse, protokolliert werden.
  • Ich bin Unternehmer der seinen Gewinn mittels einer Einnahme-Überschussrechnung nach § 4 Abs. 3 EStG ermittelt

    Unternehmer, die ihren Gewinn mittels einer Einnahme-Überschussrechnung nach §4 Abs. 3 EStG ermitteln, sind nach dem Einkommensteuergesetz nicht zur Kassenführung verpflichtet. Wenn sie jedoch umsatzsteuerpflichtige Lieferungen oder Leistungen erbringen ergeben sich entsprechende Aufzeichnungspflichten, d.h. die Pflicht zur Kassenführung, aus §22 Umsatzsteuergesetz (UStG). Auch dadurch nicht erfasste bargeldintensive Betriebe, etwa kleine Restaurants, Einzelhandelsgeschäfte oder Friseursalons werden auch seitens der Rechtsprechung allein aufgrund der Bargeldintensität ihrer Einnahmen zur Kassenführung verpflichtet.
  • Gibt es eine Zertifizierung für elektronische Registrierkassen des BMF?

    Nein, durch eine Vielzahl unterschiedlicher Systeme ist das laut BMF nicht möglich. Es gibt sogenannte
    „Zertifizierungen“ von privaten Anbietern, die aber keine rechtliche Bindung haben
  • Welche Konsequenzen hat die Nichtbeachtung der GoBD?

    Entspricht das eingesetzte elektronische Kassensystem und die durch sie aufgezeichneten Daten nicht dengesetzlichen Anforderungen, bzw. tauchen Unstimmigkeiten auf, muss der Steuerpflichtige u.U. damit rechnen, dass das Finanzamt Steuern aufgrund eines geschätzten Gewinns festsetzt. Die Schätzung wird im Zweifel höher als der vom Steuerpflichtigen selbst ermittelte Gewinn sein und damit zu höheren Steuern führen. Wurden tatsächlich Erlöse verkürzt, drohen zudem strafrechtliche Konsequenzen.
     
  • Was ist der Unterschied zwischen GDPdU und GoBD?

    Das BMF hat mit Wirkung zum 1. 1.2015 bekannt gegeben, das die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) die „alten“ GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) und die GoBS (Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme) ersetzen. Was das BMF von den Kassenanwendern fordert, ist in dem Schreiben vom 26.11.2010 (s. Pkt. 1) formuliert. An den dort niedergelegten Aussagen hat sich auch durch die Ende 2014 veröffentlichten GoBD grundsätzlich nichts geändert.

     
  • Ist die Speicherung in einem externen Archivsystem zulässig?

    Ja, wenn die Daten unveränderbar u. maschinell auswertbar sind. Ein Archivsystem (CD, DVD, SD-Karte, HDD, SSD, Cloud* etc.) muss die gleichen Auswertungen wie jene im laufenden System ermöglichen (* die Daten müssen in Deutschland liegen)
     
  • Ist das System „INSIKA“ für Deutschland bzw. für eine elektronische Registrierkasse ab 1.1.2017 (GoBD/GDPdU) oder später (1.1.2020) notwendig bzw. vorgeschrieben?

    Nein
     
  • Ist die Regelung in Österreich identisch mit der Deutschen?


    Nein, Österreich setzt auf eine abgewandelte Smart-Card Lösung gemäß Registrierkassensicherheitsverordnung
    (RKSV)
  • Gibt es in Deutschland eine Pflicht für elektronische Kassen bzw. eine Belegausgabepflicht?

    Nein, aber wenn eine elektronische Registrierkasse eingesetzt wird, muss sie den gültigen Vorschriften
    entsprechen. Eine generelle Belegpflicht gibt es nicht. Nach §368 des BGB kann ein Käufer jedoch eine Quittung verlangen. Das Recht auf einen Beleg ist im aktuellen Gesetzentwurf auch noch einmal ausdrücklich verankert worden.

     
  • Gibt es in Deutschland eine Kassenpflicht?

    Nein, aber wenn eine elektronische Registrierkasse eingesetzt wird, muss sie den entsprechenden Vorschriften entsprechen.
  • Was steckt hinter der Bezeichnung „Offene Ladenkasse“

    Soll keine elektronische Registrierkasse, sondern eine offene Ladenkasse in Verbindung mit einem täglichen
    Zählprotokoll eingesetzt werden, gelten diese Anforderungen GoBD 1.1.2017/1.1.2020 nicht. Eine „Flucht“ in die offene Ladenkasse ist jedoch nur bedingt eine Überlegung, denn die Anforderungen an eine ordnungsgemäße Kassenführung sind auch beim Einsatz von offenen Ladenkassen grundsätzlich zu beachten. Prinzipiell ist auch bei einer offenen Ladenkasse die Aufzeichnung eines jeden einzelnen Handelsgeschäftes mit ausreichender Bezeichnung des Geschäftsvorfalls erforderlich. Nur wenn Waren von geringem Wert an eine unbestimmte Vielzahl nicht feststellbarer Personen verkauft werden, muss die Pflicht zur Einzelaufzeichnung nicht erfüllt
    werden.
  • Ab wann gelten die neuen Vorschriften hinsichtlich des Manipulationsschutzes an digitalen Grundaufzeichnungen und was passiert mit meiner GoBD-konformen Kasse?

    Die Bundesregierung hat am 16.12.2016 ein neues Gesetz verabschiedet. Ab 1.1.2020 müssen elektronische Registrierkassen mittels gesicherter Protokollierung der Buchungen gegen Manipulationen geschützt werden und mit einem zertifizierten Sicherheitsmodul ausgestattet werden. Die genauen Anforderungen/ Spezifikationen dazu stehen noch nicht fest, daher gibt es aktuell kein elektronisches Kassensystem das den neuen Anforderungen entspricht. Weiterhin ist es laut Auskunft des BMF geplant, eine Übergangsregelung für die ab 1.1.2017 vorgeschriebenen GoBD Kassen einzuführen. Nach Informationen des BMF wird diese Übergangsfrist für die Nutzung nicht aufrüstbarer GoBD-konformer Kassensysteme am 31.12.2022 enden. Solche Kassen dürfen weiterbenutzt werden, wenn sie den Anforderungen des BMF-Schreibens vom 26.11.2010 entsprechen, bauartbedingt jedoch nicht mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung aufrüstbar sind. Damit besteht ein gewisser Investitionsschutz bzw. Rechtssicherheit für bereits getätigte und noch anstehende Kasseninvestitionen.
     
  • Darf ich aktuell eine Nicht-GoBD-konforme XEA Kasse einsetzen und wie lange?

    Nein, seit 1.1.2017 nicht mehr!

     
  • Muss eine vorhandene Kasse GDPdU-konform aufgerüstet werden?

    ja, es besteht eine Pflicht des Steuerpflichtigen zur Aufrüstung (Softwareanpassung, Speichererweiterung etc.) der vorhandenen Kasse, wenn dies möglich ist. Die Kosten hierfür trägt der Steuerpflichtige.
    Diese Aufrüstung muss auch schon vor dem 01.01.2017 durchgeführt werden.
     
  • Muss eine XEA-Kasse schon jetzt im GoBD konformen Fiskalmodus betrieben werden?

    Ja, eine sofortige Anwendung ist notwendig. Ein entsprechender Beipackzettel liegt allen GoBD-konformen XEA-Kassenmodellen bei.
     
  • Was bedeutet eine „Unangemeldete Kassenkontrolle und ab wann gilt diese?

    Ab 2018 wird die sogenannte Kassen-Nachschau eingeführt. Sie stellt ein eigenständiges Verfahren zur zeitnahen Aufklärung steuererheblicher Sachverhalte unter anderem im Zusammenhang mit der ordnungsgemäßen Erfassung von Geschäftsvorfällen mittels elektronischer Aufzeichnungssysteme dar. Eine Nachschau erfolgt ohne vorherige Ankündigung und außerhalb einer Außenprüfung, um möglichen Steuerbetrug zeitnah aufklären zu können.
  • Muss ein Steuerpflichtiger seine Daten im „audicon IDEA“ Format bereitstellen?

    Laut Schreiben des BMF v. 26.11.2010 müssen die Daten „maschinell“ auswertbar sein. Die Daten des Elektronischen Journals (Nullstellung – Z-Bericht) der SHARP Kassen werden in einem Sharp- spezifischen „.sda“-Format auf der SD-Karte gespeichert. Mit der optional erhältlichen Konvertierungssoftware „XEAGDPDU“, werden die „.sda“ Daten automatisch in ein „audicon Idea“ kompatibles Format umgewandelt. Dadurch ist es problemlos möglich die Kassen-Daten in die „audicon Idea“ Prüfungssoftware der Deutschen Finanzbehörden zu importieren.

     
  • Gibt es in Deutschland eine Kassenpflicht?

    Nein, aber wenn eine elektronische Registrierkasse eingesetzt wird, muss sie den entsprechenden Vorschriften entsprechen.
  • Darf ich aktuell eine Nicht-GDPdU-konforme Kasse einsetzen und wie lange?

    Laut Auskunft des BMF dürfen Nicht-GDPdU-konforme Kassen mit einer Übergangsfrist bis zum 31.12.2016 uneingeschränkt eingesetzt werden, (unabhängig davon, ob die Kasse vor oder nach dem 26.11.2010 gekauft wurde)

    Bei Registrierkassen, die technisch nicht aufgerüstet werden können, müssen die Anforderungen des BMF-Schreibens vom 09.01.1996 weiterhin vollumfänglich beachtet werden
  • Muss ein Steuerpflichtiger seine Daten im "audicon IDEA-Format" bereitstellen?

    Nein, lt. Schreiben des BMF müssen die Daten maschinell auswertbar sein. Jedoch wird (auch von Steuerexperten sowie dem BMF) empfohlen, für eine Betriebsprüfung die geforderten Daten im "audicon IDEA" Format bereit zu stellen, da dadurch die Daten problemlos in die Prüfungssoftware des Betriebsprüfers importiert werden können.
     

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Hinweis:
Primadruck Kassensysteme GmbH kann und darf in steuerlichen und juristischen Fragen nicht beratend tätig werden. Diese Informationen haben keinen Anspruch auf Vollständigkeit und ersetzen keine fachkundige Beratung beispielsweise durch einen Steuerberater oder Rechtsanwalt. Jegliche Haftung ist ausgeschlossen. Bitte wenden Sie sich an Ihren Steuerberater oder Rechtsanwalt, wenn Sie weitere Informationen benötigen.
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