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Was heißt GoBD und GDPdU?GDPdU-konforme Kassen

Die Abkürzung GDPdU steht für "Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen". Es handelt sich dabei um eine Verwaltungsanweisung des Bundesfinanzministeriums vom 16. Juli 2001.

Mit dem BMF-Schreiben vom 14.11.2014 hat das Bundesfinanzministerium das Schreiben zu den „Grundsätzen zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)“ veröffentlicht.

Das Verwaltungsschreiben konkretisiert die Normen aus der Abgabenordnung (AO) und dem Umsatzsteuergesetz (UStG) und bestimmt, wie digitale Unterlagen aufbewahrt werden sollen, damit das Finanzamt bei einer Betriebsprüfung auf diese Informationen zugreifen kann. Die GoBD gelten seit dem 1.1.2015 und lösen die „Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU)“, das „FAQ zum Datenzugriffsrecht der Finanzverwaltung“ sowie die „Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS)“ ab.

Die GoBD sehen vor, dass im Rahmen einer Prüfung auf Verlangen durch die Finanzbehörden zusätzlich zu den aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Daten auch alle zur Auswertung notwendigen Strukturinformationen in maschinell auswertbarer Form bereitgestellt werden müssen. Für die Ordnungsmäßigkeit ist allein der Steuerpflichtige verantwortlich.

Ergänzende Informationen zur Datenträgerüberlassung (BMF - Stand 14.11.2014)

Elektronische Registrierkassen sind gem. § 147 Abs. 6 AO Bestandteil des DV-Systems. Bei den in der Registrierkasse gespeicherten Daten handelt es sich deshalb um Daten, die dem Einsichtsrecht nach dieser Vorschrift unterliegen.

Grundsätzlich werden elektronische Registrierkassen in unterschiedliche Kassentypen unterteilt.

Kassentyp 1: Registrierkassen mit zwei Drucklaufwerken
Hauptsächlich ältere Registrierkassen sind noch mit zwei Drucklaufwerken ausgestatten. Über ein Druckwerk werden die Kassenbons für die Kunden gedruckt sowie die Tagesberichte, über das zweite Druckwerk, das so genannte Papierjournal werden alle Eingaben und Buchungen, welche über die Kasse getätigt werden, aufgezeichnet. Eine digitale Einzelaufzeichnung oder ein Datenexport ist NICHT möglich. Die Daten können somit nicht jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar gemacht werden.

Kassentyp 2: Registrierkassen mit einem Druckwerk
Viele neuere Registrierkassen sind mit einem Druckwerk ausgestattet, womit die Kundenbons sowie die Tagesberichte gedruckt werden. Zusätzlich werden über ein sogenanntes elektronisches Journal alle Eingaben und Buchungen gespeichert. Da die Speicherkapazitäten dieser Kassen nicht unbegrenzt sind, wird je nach Einstellungen der Kassen bei Erreichen des max. Speicherplatzes die älteren elektronischen Journale automatisch gelöscht. Auch sobald das elektronische Journal abgerufen und ausgedruckt wird, wird der Speicher der Kasse gelöscht.
Auch bei diesen Kassenmodellen fehlt eine Schnittstelle für einen Datenexport und es können die Daten somit nicht jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar gemacht werden.

Kassentyp 3: Registrierkassen mit vorhandener Schnittstelle
Neuere elektronische Kassenmodelle besitzen ein oder teilweise auch zwei Druckwerke und ein elektronisches Journal, welches mittels vorhandener Schnittstelle an der Kasse auf einen externen Datenträger übertragen und dort in einem speziellen Dateiformat gespeichert werden kann.

Falls Sie bereits so ein Kassenmodell einsetzen, müssen Sie sich als Unternehmer mit Ihrem Kassenhersteller in Verbindung setzen und prüfen lassen, ob eine Softwareanpassung und Speichererweiterung möglich sind, damit die geforderten Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten erfüllt werden können. Von einigen Kassenherstellern gibt es bereits entsprechende Auflistungen von GoBD/GDPdU-konformen Kassenmodellen.

Falls eine Softwareanpassung und Speichererweiterung bei Ihrer jetzigen Registrierkasse technisch möglich ist, um die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen, überprüfen Sie auch die dadurch entstehenden Kosten. In vielen Fällen ist es wirtschaftlich günstiger, sich ein neues, GoBD/GDPdU-konformes Kassensystem zuzulegen.

Die Zahl der Betriebsprüfungen, in denen besonderes Augenmerk auf die Kassenbuchführung gelegt wird, ist in den letzten Jahren stark gestiegen. Und am 26.11.2010 hat das Bundesministerium der Finanzen (BMF) ein Schreiben veröffentlicht, in dem die Bestimmungen für die Aufzeichnung von Bargeschäften mittels Registrierkassen bzw. die Aufbewahrung und Zugriffsmöglichkeiten der digitalen Unterlagen deutlich verschärft wurden.

Hiernach ist u.a. eine Verdichtung der Daten (Zusammenfassung der Einzelbuchungen im täglichen oder monatlichen Z-Bericht), wie sie bei ganz vielen konventionellen Kassen erfolgt, unzulässig; auch das Aufbewahren der Daten ausschließlich in gedruckter Form nach den Tagesabschlüssen ("Z-Streifen" oder "Journal-Streifen") ist nicht ausreichend.

Die GDPdU-Prüfsoftware namens IDEA (Interactive Data Extraction and Analysis) ermöglicht es Steuerprüfern, steuerrelevante Daten schnell und umfassend zu analysieren, auszuwerten und zu prüfen. Neue Prüfungsmethoden, die Schulung der Betriebsprüfer und eine vermehrte Prüfung bargeldintensiver Betriebe wie Gastronomiebetriebe sollen Mängel und Manipulationen in der Buchhaltung aufdecken.

Steuerlich relevante Daten der Kasse bei einer Betriebsprüfung

Da es keine gesetzliche Definition des Begriffs "steuerlich relevante Daten" gibt, kann dies nur nach den jeweiligen Umständen im Einzelfall bestimmt werden. Somit sind alle Unterlagen aufzubewahren, welche zum Verständnis und zur Überprüfung der für die Besteuerung des Steuerpflichtigen von Bedeutung sein können. 

Zu den steuerlich relevanten Daten gehören somit u.a.:*

  • Grund- und Systemeinstellungen (Stammdaten)
  • Bedienerprogrammierungen und Übersichten über deren Zugriffsberechtigungen, z.B. bezüglich Storni
  • Journaldaten (alle Buchungen, Abrechnungen, Stornos etc.)
  • Berichte (wie z.B. Tages- und Monatsberichte)
  • Artikel-, Waren-, Hauptgruppenprogrammierungen, Stammdatenänderungen, Umprogrammierungen
  • Handbücher, Programmieranleitungen etc.

*Bitte beachten Sie, das diese Auflistung keinen Anspruch auf Vollständigkeit hat.

All diese Daten, welche mit Datenverarbeitungssystemen erstellt worden sind, müssen während der Dauer der Aufbewahrungsfrist von z.B. 10 Jahren jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar sein. Der Unternehmer ist dafür verantwortlich, dass die GoBD eingehalten werden und die von ihm eingesetzten Kassen und PC-Kassensysteme diesen gesetzlichen Anforderungen genügen.

Ältere Registrierkassen oder Kassensysteme, welche bauartbedingt umgerüstet oder technisch nicht angepasst werden können, können bis zum 31.12.2016 weiterhin genutzt werden. Der Steuerpflichtige muss aber auch in diesen Fällen technisch mögliche Softwareanpassungen und Speichererweiterungen mit dem Ziel durchführen, die in dem o.g. BMF-Schreiben konkretisierten gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen. Sind bei Registrierkassen diese technischen Anpassungen nicht möglich, müssen die Anforderungen des BMF-Schreibens vom 9.01.1996 weiterhin in vollem Umfang beachtet werden. Bitte besprechen Sie dies jedoch im Einzelfall mit Ihrem Steuerberater oder Finanzamt.

Nochmals die wichtigsten Stichpunkte im Überblick:

  • Elektronische Registrierkassen müssen die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) erfüllen.
  • Die Aufbewahrungsfrist aller Daten beträgt 10 Jahre
  • Jede Buchung (Einnahme und Ausgabe) ist einzeln aufzuzeichnen
  • Die Daten müssen jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar sein
  • Die zur Kasse dazugehörigen Handbücher, Bedienungs- und Programmieranleitungen sind aufzubewahren
  • Eine Verdichtung der Daten (Zusammenfassung der Buchungen im Tages- oder Monatsbericht) ist unzulässig

Schreiben des BMF vom 26.11.2010

BMF-Schreiben vom 14.11.2014 (GoBD)

Sie haben derzeit noch ein Kassenmodell, welches nicht GoBD/GDPdU-konform ist?

Hier finden Sie eine Auflistung von Kassenhändlern und Online-Shops für Registrierkassen

Fachhandel für Registrierkassen


Verfahrensdokumentation

Seit Inkrafttreten der GoBD verlangen Betriebsprüfer immer häufiger eine Verfahrensdokumentation* von den Steuerpflichtigen. Eine solche Dokumentation ist in Deutschland Pflicht für jedes Unternehmen, das steuerlich relevante elektronische Dokumente aufbewahrt.

Diese Verfahrensdokumentation ist von jedem Gewerbetreibenden individuell zu erstellen. Fehlt die Verfahrensdokumentation, kann das Finanzamt die Buchhaltung u.U. verwerfen und die Steuern in gewissen Bandbreiten schätzen. Aktuell gibt es dazu ein Urteil des FG Münster (29.03.2017 - 7 K3675/13) bei dem das Fehlen der Programmierprotokolle bei einem bargeldintensiven Betrieb einen gewichtigen formellen Mangel dargestellt hat, der Hinzuschätzungen bei Umsätzen und Gewinnen gerechtfertigt hat.

Ein Teil dieser Verfahrensdokumentation sind u.a. die Bedienungs- und Programmieranleitung des eingesetzten Kassensystems bzw. Kassensoftware, Programmierprotokolle (so lange nicht elektronisch im Journal erfasst) aber z.B. auch sogenannte Organisationsunterlagen aus denen hervor geht, wer die Kasse nutzt und wer welche Berechtigungen hat (Stichwort „Manager Schlüssel“) oder auch wo der Einsatzort und –zeit der jeweiligen Kasse ist (Ladengeschäft, Terrasse etc.). Ebenfalls sind z.B. eventuelle Defekte bzw. Ausfälle der Kasse zu protokollieren etc.

Da ein Betrieb ständig Veränderungen ausgesetzt ist, reicht es nicht aus die Verfahrensdokumentation einmalig zu erstellen und dann unverändert aufzubewahren. Die Verfahrensdokumentation ist ebenso wie ihre Anhänge und Anlagen ständig aktuell zu halten.

Wir empfehlen Anwendern elektronischer Kassensysteme seinen Steuerberater hinsichtlich der Erstellung einer individuellen Verfahrensdokumentation zu Rate zu ziehen.


*) Die IT-gestützte Buchführung (z.B. mit Hilfe von elektronischen Kassensystemen) muss von einem sachverständigen Dritten hinsichtlich ihrer formellen und sachlichen Richtigkeit in angemessener Zeit prüfbar sein. Voraussetzung für die Nachvollziehbarkeit ist stets eine ordnungsgemäße Verfahrensdokumentation, welche die Beschreibung aller zum Verständnis der Buchführung erforderlichen Verfahrensbestandteile, Daten und Dokumentbestände enthalten muss, so insbesondere die seit 1. Januar 2015 geltenden „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD).


Hinweis:
Die Firma Primadruck Kassensysteme GmbH kann und darf in steuerlichen und juristischen Fragen nicht beratend tätig werden. Diese Informationen haben keinen Anspruch auf Vollständigkeit und ersetzen keine fachkundige Beratung beispielsweise durch einen Steuerberater oder Rechtsanwalt. Jegliche Haftung ist ausgeschlossen. Bitte wenden Sie sich an Ihren Steuerberater oder Rechtsanwalt, wenn Sie weitere Informationen benötigen.

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